云智未來開發(fā)個(gè)性化CRM及項(xiàng)目管理系統(tǒng),讓數(shù)據(jù)成為數(shù)字資產(chǎn)

企業(yè)簡介

       珠海云智未來科技有限公司成立于2019年，是一家為企業(yè)提供全面信息化咨詢服務(wù)方案的專業(yè)公司，核心團(tuán)隊(duì)均在ERP行業(yè)服務(wù)十年以上，公司的經(jīng)營理念是通過將管理知識和前沿軟件技術(shù)相結(jié)合，幫助企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、構(gòu)建管理體系、提高營運(yùn)效率、提升企業(yè)核心競爭力和快速反應(yīng)能力。

       云智未來總部位于珠海市香洲區(qū)，為了服務(wù)號珠海本地企業(yè)，公司在湖心路口設(shè)立了西區(qū)辦事處，迅速覆蓋全市，已為珠海各行業(yè)上千家客戶提供專業(yè)和創(chuàng)新的信息化、數(shù)智化服務(wù)。

需求概要分析

        云智作為一家服務(wù)型公司，每個(gè)月有幾十份合同、發(fā)票、收款，以往都是通過用友U8系統(tǒng)由專員登記，數(shù)據(jù)登記不及時(shí)，由于是專員登記，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性在出具報(bào)表時(shí)需要再次核對，效率低下。日常的包括日志填報(bào)、打卡、流程通過釘釘進(jìn)行管理，云智個(gè)性的一些需求滿足不了。云智業(yè)務(wù)量一直在增長，當(dāng)前模式已經(jīng)支撐不了企業(yè)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

       云智銷售也沒有一套成熟的體系，整體商機(jī)量與預(yù)期簽訂情況沒有有效的報(bào)表基礎(chǔ)，商機(jī)跟進(jìn)情況得不到有效的管控。

       云智項(xiàng)目管理（PMP）都是通過Excel跟進(jìn)管理，沒有系統(tǒng)支撐。

       迫切需要一整套系統(tǒng)將云智的CRM及項(xiàng)目管理系統(tǒng)串聯(lián)起來，搭建銷售及實(shí)施交付團(tuán)隊(duì)管理體系，并可以將報(bào)銷、日志、日常審批流程在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，適合云智使用的管理系統(tǒng)。

       提升銷售的管理能力，項(xiàng)目的管理能力，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)性。

       希望開發(fā)一套適合云智的系統(tǒng)，分析企業(yè)的各業(yè)務(wù)線的收支情況，銷售的預(yù)期合同，預(yù)期收入，企業(yè)的利潤率，銷售人員績效等信息。能夠保障數(shù)據(jù)的及時(shí)性，讓每個(gè)業(yè)務(wù)員自行登記各自信息。在這套系統(tǒng)里面，業(yè)務(wù)通過系統(tǒng)的體系可以推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)為人服務(wù)。讓數(shù)據(jù)成為云智的數(shù)字資產(chǎn)。

設(shè)計(jì)思路

       設(shè)計(jì)分為2期，第一期規(guī)劃CRM管理，第二期規(guī)劃項(xiàng)目管理，第三期規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)際成本。

       整體的項(xiàng)目跟進(jìn)及交付，都基于工作任務(wù)的思想去搭建管理體系。工作任務(wù)在APP端填寫，通過定時(shí)任務(wù)將到期的工作任務(wù)提醒到云智服務(wù)號中。云智包括銷售部、實(shí)施部、開發(fā)部、服務(wù)部，各部門角色分離。 

       自行開發(fā)與微信服務(wù)號的接口，讓流程的消息計(jì)算推送給用戶，同時(shí)工作任務(wù)到期后及時(shí)提醒用戶，讓系統(tǒng)服務(wù)用戶。讀取原來U8的數(shù)據(jù)，作為此套系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)。

第一期規(guī)劃：

       基礎(chǔ)模塊下面，采用ERP思維搭建商機(jī)、合同、發(fā)票、收款與訂貨管理。有了這5大模板，加上報(bào)銷及費(fèi)用的錄入，就可以得到云智的基本的管理報(bào)表，如：合同執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表、合同收入毛利表、合同明細(xì)執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表、趨勢分析、現(xiàn)金預(yù)測、利潤表等。

       工作任務(wù)管理，業(yè)務(wù)員給自己下達(dá)客戶任務(wù)、商機(jī)任務(wù)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，統(tǒng)計(jì)分析每個(gè)月的任務(wù)情況，及業(yè)務(wù)完成情況等考核指標(biāo)，得到每個(gè)月的績效分。

       業(yè)務(wù)員查看沒個(gè)人所根據(jù)客戶的未跟進(jìn)天數(shù)，通過系統(tǒng)可以輕松查詢，為推動(dòng)客戶關(guān)系提供數(shù)據(jù)支撐。

第二期規(guī)劃：

       項(xiàng)目立項(xiàng)，通過商務(wù)合同，下達(dá)實(shí)施、開發(fā)合同，實(shí)施開發(fā)人員預(yù)估計(jì)劃人天，并按照規(guī)定填寫工作任務(wù)得到實(shí)際人天。同樣按照一定的考核標(biāo)準(zhǔn)，得到每個(gè)月的績效分。

第三期規(guī)劃：

       通過云表的個(gè)性化設(shè)計(jì)工具，搭建云智的項(xiàng)目成本，預(yù)估簽訂的合同的實(shí)際利潤。

       預(yù)估一個(gè)單位人天成本，按照所有項(xiàng)目實(shí)際人天匯總，與標(biāo)準(zhǔn)成本比較，將差額反算到合同中（補(bǔ)差）。其中標(biāo)準(zhǔn)成本包括辦公費(fèi)、人員成本、市場費(fèi)（按照人頭分?jǐn)偅?/span>

系統(tǒng)介紹

CRM合同及商機(jī)管理模塊

       （1）用戶服務(wù)號綁定：在微信服務(wù)號中嵌入開發(fā)，獲取用戶的OpenID,用于后續(xù)的接收消息；

       (2)外部API表單定義：調(diào)用云表API網(wǎng)關(guān)服務(wù)器，執(zhí)行云智自行開發(fā)的接口用于發(fā)送服務(wù)號信息；

       (3)首先定義云智公司的產(chǎn)品線，產(chǎn)品分類，客戶分類，客戶檔案，行動(dòng)類型等基礎(chǔ)信息；

       (4)商務(wù)合同：由業(yè)務(wù)員登記，并上傳合同掃描件，根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行審批；合同中定義合同類型（開發(fā)、實(shí)施），根據(jù)合同類型區(qū)分是否需要開發(fā)和實(shí)施

       (5)發(fā)票申請：從商務(wù)合同中帶出，按照合同的階段及產(chǎn)品支持分多次進(jìn)行開票；走審批流，總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)開票，審核完成后更新商務(wù)合同明細(xì)的發(fā)票金額

       (6)訂貨申請：涉及到向廠家訂貨，訂貨申請單關(guān)聯(lián)合同，專人進(jìn)行審批；

       (7)工作任務(wù)：業(yè)務(wù)員在周六規(guī)劃下周的工作情況，下達(dá)工作任務(wù)，部門經(jīng)理進(jìn)行計(jì)劃批復(fù)及最終的完成批復(fù)，及時(shí)反饋工作中的答復(fù)內(nèi)容；在實(shí)際完成之后，業(yè)務(wù)員填寫完成情況，完成后部門經(jīng)理進(jìn)行批復(fù)；

       (8)微信消息提醒：部門經(jīng)理計(jì)劃批復(fù)，或者完成批復(fù)時(shí)，將消息推送給執(zhí)行人，實(shí)現(xiàn)用戶層與上級領(lǐng)導(dǎo)之間的及時(shí)溝通，反饋；

       (9)周總結(jié)看板：根據(jù)工作任務(wù)，在看板中查看業(yè)務(wù)員的實(shí)際工作進(jìn)展，一周的工作總覽；其中里面的內(nèi)容包括：當(dāng)前業(yè)務(wù)員的總客戶數(shù)、預(yù)算任務(wù)、應(yīng)收情況、當(dāng)月完成情況、合同金額、開票金額等信息；工作任務(wù)的大致情況，上周工作計(jì)劃及完成情況，本周計(jì)劃情況是否飽和；

       (10)各種計(jì)劃任務(wù)加持：客戶跟進(jìn)超期的提醒，工作任務(wù)超期的提醒，回款催收的提醒等；

       (11)(客戶看板：查詢業(yè)務(wù)員客戶未跟進(jìn)天數(shù)，商機(jī)未跟進(jìn)天數(shù)，商機(jī)跟進(jìn)次數(shù)等信息；為業(yè)務(wù)員提供各自客戶及商機(jī)的跟進(jìn)情況；

       (12)商機(jī)登記：由各部門同事登記，客戶所關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)員進(jìn)行跟進(jìn)；

       (13)報(bào)銷管理：包括報(bào)銷單、付款申請單、交通費(fèi)申請、借款單，4個(gè)模板，構(gòu)成基本云智內(nèi)部費(fèi)用；

 CRM報(bào)表分析模塊

       (1)合同執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表：查詢每個(gè)合同的合同金額、累積開票、未開票金額、累積回款金額、未回款金額等信息； 

       (2)銷售趨勢分析：根據(jù)每月的商機(jī)金額、合同金額、發(fā)票金額、回款金額，推算出下個(gè)月的收入情況；有商機(jī)，有開票，推算下個(gè)月的回款情況；

       (3)利潤表：通過營業(yè)收入減去各種貨款、人員費(fèi)用、辦公費(fèi)、財(cái)務(wù)等費(fèi)用，得到每月的真實(shí)企業(yè)利潤；

 項(xiàng)目管理模塊

       (1)項(xiàng)目立項(xiàng)：作為每個(gè)交付人員的工作任務(wù)填報(bào)入口，以及管理人員查詢公司所有項(xiàng)目的看板；

       (2)項(xiàng)目階段包括：系統(tǒng)建設(shè)、上線調(diào)試、驗(yàn)收，不同階段用不同顏色標(biāo)識，方便辨識；

       (3)項(xiàng)目狀態(tài)包括：失敗、停滯、驗(yàn)收、在建、暫停，用于項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)；

       (4)交付人員選擇項(xiàng)目，在周六添加下周的工作任務(wù)，為下周的工作做預(yù)計(jì)的安排，與業(yè)務(wù)員的管理模式一致；

       (5)交付人員完成工作任務(wù)后，部門經(jīng)理審核，更新項(xiàng)目立項(xiàng)的實(shí)際人天；用于統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目實(shí)際用到的人天情況；

       (6)當(dāng)項(xiàng)目上線或者驗(yàn)收時(shí)，交付人員自行登記項(xiàng)目階段、狀態(tài)，并上傳相關(guān)文檔；

應(yīng)用價(jià)值

首先數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及效率方面都有明顯的提升

       (1)業(yè)務(wù)員錄入合同、申請發(fā)票、訂貨申請，財(cái)務(wù)填制收款，整個(gè)鏈條打通，出具報(bào)表是實(shí)時(shí)的；

       (2)計(jì)算每個(gè)業(yè)務(wù)員的業(yè)績，點(diǎn)擊按鈕自動(dòng)取數(shù)；

       (3)流程方面，通過與微信的打通，在流程審批時(shí)，將消息實(shí)施推送給云智服務(wù)號，先關(guān)用戶及時(shí)收到消息提醒。

業(yè)務(wù)管理體系的成功

       (1)企業(yè)管理思想的加持，及時(shí)反饋，促進(jìn)業(yè)余的良性循環(huán)；

       (2)工作任務(wù)串聯(lián)商機(jī)、客戶，可以得到想要的包括任務(wù)完成量、客戶跟進(jìn)情況、商機(jī)跟進(jìn)情況、周看板、月度看板；

       (3)企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)盯著工作任務(wù)，看出沒跟人的工作情況，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)員，協(xié)助簽單；

       (4)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)方向，為企業(yè)掌舵把握發(fā)展方向；

       (5)考核項(xiàng)目規(guī)則與以往的不同，采用加分模式，賺的多拿的多；

       (6)通過考核項(xiàng)目規(guī)則，讀取系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，得到每個(gè)業(yè)務(wù)員的當(dāng)月績效；

交付管理體系的成功

       (1)工作任務(wù)串聯(lián)項(xiàng)目立項(xiàng)，得到實(shí)際人天；

       (2)管控交付人員的計(jì)劃性，按照計(jì)劃推動(dòng)項(xiàng)目；

 數(shù)據(jù)模型的成功

       (1)通過商機(jī)、開票的數(shù)據(jù)模型，預(yù)估未來一個(gè)月的合同簽訂量；

       (2)保障企業(yè)的趨勢及現(xiàn)金流；

       (3)通過數(shù)據(jù)資產(chǎn)分析企業(yè)需要發(fā)展的方向，沖刺的目標(biāo)；

       (4)得到企業(yè)的準(zhǔn)確的利潤值；

       未雨綢繆，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)生的成本，分?jǐn)偟巾?xiàng)目上，得到項(xiàng)目最終成本，為簽訂合同提供依據(jù)。

       改善開發(fā)管理功能，按照WBS最小單元根據(jù)開發(fā)功能清單，按照計(jì)劃有條理的進(jìn)行工作。