外貿(mào)erp系統(tǒng)的說明書：外貿(mào)erp系統(tǒng)的使用手冊

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作者:fly 發(fā)布時間:2025-03-10 瀏覽次數(shù):

外貿(mào) ERP 系統(tǒng)是一款專為外貿(mào)企業(yè)打造的綜合性管理軟件，旨在整合企業(yè)的客戶云表提供[外貿(mào)erp系統(tǒng)的使用手冊]解決方案[免費(fèi)體驗(yàn)]

《外貿(mào) ERP 系統(tǒng)使用手冊》?

一、系統(tǒng)概述
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外貿(mào) ERP 系統(tǒng)是一款專為外貿(mào)企業(yè)打造的綜合性管理軟件，旨在整合企業(yè)的客戶資源、訂單業(yè)務(wù)、庫存管理、財務(wù)管理等關(guān)鍵流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享與高效處理，提升企業(yè)整體運(yùn)營效率與決策科學(xué)性。
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二、系統(tǒng)登錄與界面介紹
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（一）登錄?

打開瀏覽器，輸入外貿(mào) ERP 系統(tǒng)的登錄網(wǎng)址。?

在登錄頁面，輸入您的用戶名和密碼。用戶名通常為企業(yè)分配給您的賬號，密碼為您自行設(shè)置或初始密碼（首次登錄后請及時修改密碼以保障賬號安全）。?

點(diǎn)擊 “登錄” 按鈕，即可進(jìn)入系統(tǒng)。?

（二）界面布局?

菜單欄：位于頁面頂部，包含系統(tǒng)的各個主要功能模塊，如客戶管理、訂單管理、采購管理、庫存管理、財務(wù)管理等。通過點(diǎn)擊菜單欄選項(xiàng)，可快速切換到相應(yīng)功能頁面。?

導(dǎo)航欄：在菜單欄下方，用于展示當(dāng)前所選模塊的子功能菜單。例如，在 “客戶管理” 模塊下，導(dǎo)航欄可能會顯示 “客戶列表”“客戶跟進(jìn)記錄”“客戶數(shù)據(jù)分析” 等子菜單。?

工作區(qū)：頁面的主要部分，用于展示和操作具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。如在 “訂單管理” 的工作區(qū)，會顯示訂單列表，您可以在此進(jìn)行訂單的查看、編輯、新增、刪除等操作。?

快捷操作區(qū)：通常位于頁面右側(cè)或特定位置，提供一些常用功能的快捷入口，如新建訂單、搜索數(shù)據(jù)等，方便用戶快速執(zhí)行高頻操作。?

狀態(tài)欄：在頁面底部，顯示系統(tǒng)當(dāng)前的狀態(tài)信息，如當(dāng)前登錄用戶、系統(tǒng)運(yùn)行時間、網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)等。?

三、主要功能使用方法
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（一）客戶管理?

客戶信息錄入?

點(diǎn)擊菜單欄 “客戶管理”，在導(dǎo)航欄選擇 “客戶列表”。?

在客戶列表頁面，點(diǎn)擊 “新增客戶” 按鈕。?

在彈出的客戶信息錄入窗口中，填寫客戶的詳細(xì)信息，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、郵箱、地址、所屬國家 / 地區(qū)、客戶類型（如批發(fā)商、零售商、代理商等）等。如有其他特殊信息，可在備注欄填寫。?

上傳客戶相關(guān)的文件或圖片（如客戶營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品需求文檔等），點(diǎn)擊 “保存” 按鈕完成客戶信息錄入。?

客戶跟進(jìn)記錄?

在客戶列表中找到需要跟進(jìn)的客戶，點(diǎn)擊客戶名稱進(jìn)入客戶詳情頁面。?

在客戶詳情頁面，切換到 “跟進(jìn)記錄” 標(biāo)簽頁。?

點(diǎn)擊 “新增跟進(jìn)記錄” 按鈕，填寫跟進(jìn)日期、跟進(jìn)方式（如電話、郵件、拜訪等）、跟進(jìn)內(nèi)容（詳細(xì)描述與客戶溝通的情況、客戶需求、反饋等）。?

如有需要，可添加相關(guān)附件（如會議紀(jì)要、產(chǎn)品報價單等），點(diǎn)擊 “保存” 按鈕記錄跟進(jìn)情況。?

客戶數(shù)據(jù)分析?

在客戶管理模塊的導(dǎo)航欄選擇 “客戶數(shù)據(jù)分析”。?

系統(tǒng)會自動生成各種客戶相關(guān)的數(shù)據(jù)報表，如客戶地域分布、客戶訂單金額統(tǒng)計、客戶交易頻次分析等。?

您可以根據(jù)時間段、客戶類型等條件篩選數(shù)據(jù)，以便更精準(zhǔn)地分析客戶行為和市場趨勢。通過分析報表，為客戶關(guān)系維護(hù)和市場拓展策略提供數(shù)據(jù)支持。?

（二）訂單管理?

訂單創(chuàng)建?

點(diǎn)擊菜單欄 “訂單管理”，在導(dǎo)航欄選擇 “訂單列表”。?

點(diǎn)擊 “新建訂單” 按鈕，彈出訂單創(chuàng)建窗口。?

在訂單創(chuàng)建窗口中，首先選擇下單客戶（可通過搜索客戶名稱或從客戶列表中選擇）。?

依次填寫訂單編號（系統(tǒng)通常會自動生成，也可根據(jù)企業(yè)規(guī)則自定義）、訂單日期、交貨日期、運(yùn)輸方式（如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等）、貿(mào)易術(shù)語（如 FOB、CIF 等）。?

在訂單產(chǎn)品明細(xì)區(qū)域，點(diǎn)擊 “添加產(chǎn)品” 按鈕，選擇產(chǎn)品（若產(chǎn)品庫中沒有所需產(chǎn)品，需先在產(chǎn)品管理模塊添加產(chǎn)品信息），填寫產(chǎn)品數(shù)量、單價、規(guī)格等詳細(xì)信息。?

確認(rèn)訂單信息無誤后，點(diǎn)擊 “保存并提交” 按鈕，訂單創(chuàng)建完成。此時訂單狀態(tài)通常為 “待審核”。?

訂單審核?

具有訂單審核權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)。?

進(jìn)入訂單管理模塊的訂單列表頁面，篩選出狀態(tài)為 “待審核” 的訂單。?

點(diǎn)擊訂單編號進(jìn)入訂單詳情頁面，仔細(xì)查看訂單信息，包括客戶信息、產(chǎn)品明細(xì)、價格、交貨期等。?

若訂單信息準(zhǔn)確無誤，點(diǎn)擊 “審核通過” 按鈕；若發(fā)現(xiàn)問題，點(diǎn)擊 “駁回” 按鈕，并在備注欄說明駁回原因，訂單將退回給創(chuàng)建人進(jìn)行修改。審核通過后的訂單狀態(tài)變?yōu)?“已審核”。?

訂單跟蹤?

在訂單列表頁面，找到需要跟蹤的訂單，通過訂單編號或其他篩選條件定位訂單。?

點(diǎn)擊訂單編號進(jìn)入訂單詳情頁面，在頁面中可查看訂單的當(dāng)前狀態(tài)（如生產(chǎn)中、已發(fā)貨、已收貨等）。?

對于已發(fā)貨的訂單，可點(diǎn)擊 “物流跟蹤” 按鈕，系統(tǒng)會自動鏈接到物流查詢平臺（若已與物流系統(tǒng)集成），或顯示物流單號及相關(guān)物流信息，方便您跟蹤貨物運(yùn)輸進(jìn)度。?

（三）采購管理?

采購需求生成?

當(dāng)訂單確定后，若庫存不足以滿足訂單需求，系統(tǒng)會自動生成采購需求提示（前提是系統(tǒng)設(shè)置了庫存預(yù)警和采購需求關(guān)聯(lián)功能）。?

也可手動在采購管理模塊中創(chuàng)建采購需求。點(diǎn)擊菜單欄 “采購管理”，在導(dǎo)航欄選擇 “采購需求列表”，點(diǎn)擊 “新建采購需求” 按鈕。?

在采購需求創(chuàng)建窗口，填寫需求日期、所需產(chǎn)品信息（可從產(chǎn)品庫選擇）、數(shù)量、預(yù)計到貨日期等信息，選擇需求來源（如訂單編號），點(diǎn)擊 “保存” 按鈕生成采購需求。?

采購訂單創(chuàng)建?

在采購需求列表中，選擇需要轉(zhuǎn)化為采購訂單的需求記錄，點(diǎn)擊 “生成采購訂單” 按鈕。?

系統(tǒng)會自動將采購需求信息帶入采購訂單頁面，在此頁面中，選擇供應(yīng)商（可從供應(yīng)商庫中選擇或新增供應(yīng)商）。?

填寫采購訂單編號（系統(tǒng)自動生成或自定義）、采購日期、交貨地點(diǎn)等信息。確認(rèn)采購產(chǎn)品明細(xì)、價格、交貨期等無誤后，點(diǎn)擊 “保存并提交” 按鈕，采購訂單創(chuàng)建完成，狀態(tài)為 “待供應(yīng)商確認(rèn)”。?

采購訂單跟蹤與驗(yàn)收?

進(jìn)入采購訂單列表頁面，篩選出需要跟蹤的采購訂單。點(diǎn)擊訂單編號進(jìn)入訂單詳情頁面，可查看訂單狀態(tài)（如供應(yīng)商已確認(rèn)、已發(fā)貨、已到貨等）。?

當(dāng)貨物到貨后，在采購訂單詳情頁面點(diǎn)擊 “驗(yàn)收” 按鈕。在驗(yàn)收頁面，核對實(shí)際到貨數(shù)量、產(chǎn)品質(zhì)量等信息，若與采購訂單一致，點(diǎn)擊 “驗(yàn)收通過”；若存在差異，填寫差異原因并進(jìn)行相應(yīng)處理（如退貨、補(bǔ)貨等）。?

（四）庫存管理?

庫存盤點(diǎn)?

點(diǎn)擊菜單欄 “庫存管理”，在導(dǎo)航欄選擇 “庫存盤點(diǎn)”。?

點(diǎn)擊 “新建盤點(diǎn)任務(wù)” 按鈕，選擇盤點(diǎn)倉庫（若企業(yè)有多個倉庫）、盤點(diǎn)日期。?

系統(tǒng)會自動列出倉庫中的產(chǎn)品及賬面數(shù)量。工作人員實(shí)地清點(diǎn)庫存后，將實(shí)際數(shù)量填入對應(yīng)的產(chǎn)品欄。?

完成所有產(chǎn)品的實(shí)際數(shù)量錄入后，點(diǎn)擊 “提交盤點(diǎn)結(jié)果” 按鈕。系統(tǒng)會自動對比賬面數(shù)量和實(shí)際數(shù)量，生成盤點(diǎn)差異報表，對于盤盈或盤虧的產(chǎn)品，需填寫差異原因并進(jìn)行相應(yīng)的庫存調(diào)整。?

庫存調(diào)撥?

若企業(yè)存在多個倉庫，當(dāng)需要將貨物從一個倉庫調(diào)撥到另一個倉庫時，在庫存管理模塊的導(dǎo)航欄選擇 “庫存調(diào)撥”。?

點(diǎn)擊 “新建調(diào)撥單” 按鈕，填寫調(diào)撥日期、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫。?

在調(diào)撥產(chǎn)品明細(xì)區(qū)域，選擇需要調(diào)撥的產(chǎn)品，填寫調(diào)撥數(shù)量等信息。?

確認(rèn)調(diào)撥信息無誤后，點(diǎn)擊 “保存并提交” 按鈕。系統(tǒng)會自動更新調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫的庫存數(shù)量。?

庫存預(yù)警設(shè)置?

在庫存管理模塊的導(dǎo)航欄選擇 “庫存預(yù)警設(shè)置”。?

針對每個產(chǎn)品，設(shè)置安全庫存數(shù)量、庫存上限和下限。當(dāng)庫存數(shù)量低于下限或高于上限時，系統(tǒng)會自動發(fā)出預(yù)警提示（如在系統(tǒng)界面彈出提示框、發(fā)送郵件或短信通知相關(guān)人員）。?

可根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營情況和市場需求，定期調(diào)整庫存預(yù)警參數(shù)。?

（五）財務(wù)管理?

應(yīng)收賬款管理?

當(dāng)訂單完成發(fā)貨且客戶確認(rèn)收貨后，系統(tǒng)會自動生成應(yīng)收賬款記錄（前提是系統(tǒng)與訂單管理模塊已集成）。?

點(diǎn)擊菜單欄 “財務(wù)管理”，在導(dǎo)航欄選擇 “應(yīng)收賬款列表”，可查看所有應(yīng)收賬款信息，包括客戶名稱、訂單編號、應(yīng)收賬款金額、到期日期等。?

當(dāng)收到客戶款項(xiàng)時，在應(yīng)收賬款列表中找到對應(yīng)的記錄，點(diǎn)擊 “收款登記” 按鈕，填寫收款日期、收款金額、收款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金、支票等），上傳收款憑證（如銀行回單照片），點(diǎn)擊 “保存” 按鈕完成收款登記，系統(tǒng)會自動更新應(yīng)收賬款狀態(tài)為 “已收款”。?

應(yīng)付賬款管理?

采購訂單完成驗(yàn)收且收到供應(yīng)商發(fā)票后，系統(tǒng)會生成應(yīng)付賬款記錄（若系統(tǒng)與采購管理模塊集成）。?

在財務(wù)管理模塊的導(dǎo)航欄選擇 “應(yīng)付賬款列表”，查看應(yīng)付賬款信息，包括供應(yīng)商名稱、采購訂單編號、應(yīng)付賬款金額、付款到期日期等。?

當(dāng)需要支付供應(yīng)商款項(xiàng)時，在應(yīng)付賬款列表中選擇對應(yīng)的記錄，點(diǎn)擊 “付款登記” 按鈕，填寫付款日期、付款金額、付款方式，上傳付款憑證，點(diǎn)擊 “保存” 按鈕完成付款登記，系統(tǒng)更新應(yīng)付賬款狀態(tài)為 “已付款”。?

財務(wù)報表生成?

在財務(wù)管理模塊的導(dǎo)航欄選擇 “財務(wù)報表”。?

系統(tǒng)可生成多種財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、應(yīng)收賬款賬齡分析表、應(yīng)付賬款賬齡分析表等。?

選擇需要生成的報表類型，設(shè)置報表期間（如月度、季度、年度），點(diǎn)擊 “生成報表” 按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)生成相應(yīng)報表，您可選擇在線查看報表或下載報表文件（如 PDF、Excel 格式）進(jìn)行進(jìn)一步分析。?

四、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)
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（一）用戶權(quán)限管理?

系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)。?

點(diǎn)擊菜單欄 “系統(tǒng)設(shè)置”，在導(dǎo)航欄選擇 “用戶權(quán)限管理”。?

在用戶列表頁面，可查看所有系統(tǒng)用戶信息。點(diǎn)擊 “新增用戶” 按鈕，填寫用戶名、密碼、用戶姓名、所屬部門、聯(lián)系電話、郵箱等信息，選擇用戶角色（如業(yè)務(wù)員、財務(wù)人員、管理人員等，不同角色對應(yīng)不同的系統(tǒng)操作權(quán)限）。?

對于已存在的用戶，若需要修改權(quán)限，在用戶列表中找到該用戶，點(diǎn)擊 “編輯權(quán)限” 按鈕，在權(quán)限設(shè)置頁面，勾選或取消用戶可操作的功能模塊及具體操作權(quán)限（如查看、新增、編輯、刪除等），點(diǎn)擊 “保存” 按鈕完成權(quán)限修改。?

（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)?

系統(tǒng)管理員進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置模塊，在導(dǎo)航欄選擇 “數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)”。?

點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù)備份” 按鈕，選擇備份數(shù)據(jù)的存儲位置（可選擇本地硬盤、網(wǎng)絡(luò)共享文件夾等），設(shè)置備份文件名（建議包含備份日期等信息以便區(qū)分），點(diǎn)擊 “開始備份” 按鈕，系統(tǒng)將開始備份數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)。備份完成后，會顯示備份成功提示及備份文件路徑。?

若系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞需要恢復(fù)數(shù)據(jù)時，在數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)頁面，點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù)恢復(fù)” 按鈕，選擇之前備份的數(shù)據(jù)文件，點(diǎn)擊 “開始恢復(fù)” 按鈕。系統(tǒng)將根據(jù)備份文件中的數(shù)據(jù)覆蓋當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，請謹(jǐn)慎操作，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。?

（三）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置?

在系統(tǒng)設(shè)置模塊的導(dǎo)航欄選擇 “系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”。?

在此頁面，可設(shè)置與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的各種參數(shù)，如訂單編號規(guī)則、采購單號規(guī)則、發(fā)票編號規(guī)則、匯率設(shè)置、稅率設(shè)置等。根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營情況和財務(wù)制度，修改相應(yīng)參數(shù)值。?

設(shè)置完成后，點(diǎn)擊 “保存” 按鈕使參數(shù)設(shè)置生效。部分參數(shù)修改后可能需要重新啟動系統(tǒng)才能完全生效，請按照系統(tǒng)提示操作。?

五、常見問題解答
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（一）登錄問題?

忘記密碼：在登錄頁面，點(diǎn)擊 “忘記密碼” 鏈接，按照系統(tǒng)提示輸入注冊郵箱或手機(jī)號碼，系統(tǒng)將發(fā)送密碼重置鏈接或驗(yàn)證碼到您的郵箱或手機(jī)，根據(jù)提示重置密碼。?

賬號被鎖定：若多次輸入錯誤密碼導(dǎo)致賬號被鎖定，請聯(lián)系系統(tǒng)管理員，管理員可在用戶權(quán)限管理模塊解鎖賬號。同時，請確保輸入密碼的準(zhǔn)確性，注意區(qū)分大小寫。?

（二）數(shù)據(jù)錄入問題?

無法保存數(shù)據(jù)：檢查數(shù)據(jù)錄入是否完整，必填項(xiàng)是否已填寫。部分字段可能有格式要求（如日期格式、數(shù)字格式等），確保輸入格式正確。若問題仍未解決，查看系統(tǒng)提示信息，可能是網(wǎng)絡(luò)問題或系統(tǒng)故障，可嘗試重新登錄系統(tǒng)或聯(lián)系系統(tǒng)技術(shù)支持人員。?

數(shù)據(jù)錄入錯誤如何修改：在相應(yīng)的數(shù)據(jù)列表頁面，找到需要修改的數(shù)據(jù)記錄，點(diǎn)擊進(jìn)入詳情頁面，在詳情頁面點(diǎn)擊 “編輯” 按鈕，修改錯誤信息后點(diǎn)擊 “保存” 按鈕即可。對于已提交審核或已產(chǎn)生關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，可能需要先撤回相關(guān)操作或經(jīng)過特定審批流程才能修改，具體操作根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置而定。?

（三）系統(tǒng)操作問題?

功能模塊無法打開：檢查網(wǎng)絡(luò)連接是否正常，若網(wǎng)絡(luò)正常，可能是系統(tǒng)出現(xiàn)故障或?yàn)g覽器兼容性問題。嘗試刷新頁面或更換瀏覽器（推薦使用主流瀏覽器，如 Chrome、Firefox、Edge 等）重新登錄系統(tǒng)。若問題依舊存在，聯(lián)系系統(tǒng)技術(shù)支持人員進(jìn)行排查修復(fù)。?

報表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確：確認(rèn)報表生成的期間是否正確，是否包含了所需的數(shù)據(jù)范圍。檢查相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確性，如訂單數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等。若數(shù)據(jù)錄入無誤，可能是報表公式設(shè)置問題或系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步延遲，可聯(lián)系系統(tǒng)管理員或技術(shù)支持人員核實(shí)處理。?

通過本使用手冊，您可以快速熟悉外貿(mào) ERP 系統(tǒng)的各項(xiàng)功能與操作流程。在使用過程中，若遇到其他問題或有任何建議，歡迎隨時聯(lián)系系統(tǒng)管理員或相關(guān)技術(shù)支持團(tuán)隊，我們將竭誠為您服務(wù)，助力您的外貿(mào)業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。